頼みにくいことを依頼する －「1分で書く」ビジネスメール表現辞典【1】

仕事の大半がメールでやりとりされる昨今、短く感じのいいメールを書くことは重要なスキルのひとつ。達人たちによる、「最新メール作法」を場面別に紹介しよう。
社長からのメールをもらったことがあるだろうか。
ここ十数年間でネット環境の整備が急速に進み、さらには経営者の年齢層が若返ったことで、多忙なトップが自らメールを書くことも珍しくはなくなった。
経営トップに限らず、売れっ子の弁護士や作家、経営コンサルタントなど……。大物から届くメールは例外なく短い。
たとえば大手IT企業、LINEの森川亮社長は「パソコンからメールを書くときは5行ほど、スマートフォン経由なら1～2行になりますね」と、申し訳なさそうに告白する。
しかし、社長のメールが短いのは当たり前である。
現代のビジネスマンは、ただでさえ短い時間のうちに数多くの仕事をこなさなければならない。メールの処理には、それほど時間をかけていられないというのが本音だろう。しかも地位が上がるにつれ、多忙さもどんどん増していく。
プレジデント誌の調査では、年収1500万円以上のビジネスマンは、24％が毎日51通以上のメールを読み、3分の1が11通以上のメールを出している。効率的な受発信を心がけないと、本業に割くべき時間がどんどん削られてしまうのだ。
そのためか、15％の人は、メールを1通書くのに「2分以下」しかかけていないという。森川氏のように、短いメールを短い時間で書くことが求められているのである。
どう書けばいいか。
まずは簡潔で、わかりやすいことが大事である。しかし、それだけでは「合格点」はとれない。
メールは一方的な命令とは違い、あくまでも個人対個人のコミュニケーションである。時間がないからといって、用件のみを命令調で書き送ったとしたらどうだろう。受け手の気持ちはささくれ立ち、書き手の意図とは関係なく、無用な反発を招いてしまうおそれもあるのだ。
したがって、たとえ数行のメールであっても、表現には細心の注意を払わねばならない。
それでは、短時間に少ない手間で書くことができ、相手の気持ちを傷つけず、できれば進んで協力したいと思わせる――。そのようなメールの書き方はあるのだろうか。
ようやく定着したばかりのビジネスメールにはまだ「作法」と呼べるようなものはない。
そこで今回、われわれは特別なメールのノウハウを持つ経営者、秘書、メール専門家らへの取材をもとに、多忙なビジネスマンが応用すべきメールの作法を模索した。…