ダメ会議をやる会社のココがダメ！

　私たちは「時間がもったいない」「効率化、効率化！」と生産性の向上を叫ぶ一方で、平気で1時間、2時間と長い会議に参加しています。もちろん、それらの会議が時間の長さに比例して生産的で意義の大きいものであれば構わないのです。しかし、多くの場合、それらの会議は退屈でダラダラして目的のあいまいなものです。

　本当に知的生産性を高め、時間管理を行ないたいのであれば、最初にメスを入れるべきは会社の会議です。会議は、会社の中でももっとも時間とコストをかけて行われているイベントだからです。

　従来型の「大きな会議」は、企業の競争力を減退させます。会議が大きければ意思決定の時間は長く、参加者のエネルギーは奪われていきます。会議が大きければ問題解決ではなく会議のための準備に意識が奪われ、下手すると会議のためにまた会議をやらなければいけないというようなジレンマに陥るのです。

　参考までに、これまでのダメ会議が持つ根本的な問題点をピックアップしてみましょう。あなたの会社の会議の改善ポイントの参考になるかもしれません。

●ポイント1：会議の目的と最終ゴールがあいまい！

　会議のスケジュールだけはしっかり決まるくせに、会議の目的やゴールがあいまいなケースはありませんか？　ためしに参加者全員に「この会議の目的は何であるか、答えられますか？」と聞いてみてください。明快な答えが返ってくる人は何人いるでしょうか？

●ポイント2：参加者が多すぎる！　キーパーソンが複数いる！

　「船頭多くして船山に登る」とは船長のように指図する人ばかりが多いと方向性が定まらず、思いもよらないところに行き着くというたとえです。英語にも"Too many cooks spoil the broth.（コックが多すぎるとスープがうまくできない）"とのたとえがあります。キーパーソンが複数いると会議の方向性は定まらず、非生産性的になりがちです。かのスティーブ・ジョブズも最高に頭がよく創造的な少人数会議が好みでした。

●ポイント3：ドカッと椅子に座り、配布資料を口頭で説明！

　会議で共有される情報の多くが口頭、もしくは口頭を箇条書きにした文章スタイルであるということです。文章は、その内容に論理的欠陥や抜け漏れがあったとしても周囲が気付きにくいという欠点があります。特に口頭での発言は、発言者の社内でのポジションや声の大きさ、言葉運びの流ちょうさなどによって評価が大きく変わります。…