これでスッキリ！ウザい社内メールを一気に減らせる3つの方法とは

朝オフィスに来てメールボックスを開くと、未読メールの数々にゲンナリということはないだろうか。とはいえ、社内メールの返信や、宛先が自分でなく"Cc"や"Bcc"で届いた社内メールを読むのに手間をとり、得意先からの重要なメールを見忘れた、なんてことは避けたい。

そこで今回は、英語圏のニュースサイト『FORTUNE』の記事を参考に、ムダな社内メールをなくすコツをご紹介したい。

■1：長引きそうならメールより電話で

多忙でなかなか電話や訪問のタイミングが合わない顧客先と、長い文面のメールでやりとりすることはよくあることだろう。しかし、社内のメールは、業務連絡や確認程度にしておこう。

なにか問題が起こったらメールでは解決しないこと。メールを作成して相手からの返信が届いたらまたその返事を書いて……とエンドレスに続けるよりも、お互い社内にいるのなら、電話で済ませるか、打ち合わせの時間を捻出した方がよほど効率的だろう。

■2：件名で何を伝えたいかを表し、本文は短くすます

『ご連絡』『お願い』『ご質問』といった、あいまいな件名はNG。なぜなら、メールの受信者が後日、受信ボックスからメールを検索する際、あいまいな件名では検索の手間がかかるからである。

資料の確認の依頼なのか、アポイントの時間のお知らせなのか、など、件名を見ただけで内容が推測できるようにしよう。

そして、内容はごく簡潔に。複雑で長文のメールが届くと半数近くの人が30秒も経たない内に、いったん読むのをあきらめるという調査結果も出ている。いくつものトピックを盛り込まず、"1本のメールに1つのトピック"と心がけると読みやすく、メールのやり取りもスムーズに完結しやすい。

■3：思い切って件名だけで終わらせる

件名に全ての用件を書き込んで、語尾に"EOM"をつける方法がある。EOMとは"End of message"の略で、"これで用件は終わり、本文には何も書いてありません"という意味。

「明日の会議の資料はパワーポイントで作成して下さいEOM」「明日の来客は9時からに変更ですEOM」と、件名だけで終わらせるので、とても効率的でメールの管理も楽になる。

取引先にこのようなメールを送ったら無礼だが、部内や課内の気心の知れた同僚であれば、こういったメールのルールを提案するのもいいかもしれない。

以上、ムダな社内メールのやりとりを減らすコツについてお伝えしたが、いかがだろうか。…