マッキンゼーのエリートが大切にした、ダンドリ上手な仕事の進め方

『マッキンゼーのエリートが大切にしている39の仕事の習慣』（大嶋祥誉著、アスコム）の著者は、世界有数のコンサルティングファーム、マッキンゼー・アンド・カンパニーの出身。本書では「クオリティー×スピード」をテーマに、両者を実現するために必要な「39の習慣」を紹介しています。きょうはそのなかから第3章「『タスク』を視覚化する　『ダンドリ上手』の習慣」にスポットを当ててみたいと思います。

「仕事を頼んできた人」の意図を確認する

時間を有効活用するために考えるべきは、「ダンドリ」。そして1日のなかで、異なる性格のタスクをどう処理していくか、錯綜するタスクをどうマネジメントし、ミスを減らしながら高速化するかということもダンドリの大切な機能だと著者は言います。

意識すべきは、「締め切り期日」「なんのための仕事なのか」「どんな背景と意図があるのか」の答えを決めるのは、仕事を頼んできた上司や取引先だということ。だからこそ、相手にきちんと説明する必要があるわけです。

与えられた仕事について、上司に確認することなく闇雲にレポートを仕上げたとしても、内容が的外れだったらリサーチはいちからやりなおし。それでは時間のムダなので、まずは仕事にかかる前に上記3点を必ず確認。さらにリサーチの途中で、方向性が間違っていないか、上司に何度か確認をとればダンドリとしては完璧だといいます。（110ページより）

マトリックス上にタスクを貼る

ダンドリ上手な人は、やるべきことの優先順位をつけるのが上手。忙しい人は多くの場合、さまざまなタスクを抱えていますが、それらを自分なりの優先順位をつけて処理していくわけです。

ベーシックなタスク管理方法のキーワードは「視覚化」。付箋やノート、コピー用紙などに、ひとつひとつのタスクを「To Doリスト」として書き出す方法です。ただし、それだけでは緊急度や重要度がわからず、視覚化したことにならないので、下記の「緊急度と重要度のマトリックス」を活用すべきです。ノートの1ページを使ってこのマトリックスを大きめに描き、タスクを書いた付箋を、該当する枠のなかに貼っていくという方法です。

「緊急で重要」なタスク→「重要ではないが緊急」なタスク→「緊急ではないが重要」なタスク→「重要でも緊急でもないタスク」の順に処理しき、終了したら付箋をはがして捨てるか、線で消していけばOK。随時マトリックスをチェックすることで、全体を俯瞰できるということ。…